Personeelsfeest organiseren: stappenplan in 8 stappen

Personeelsfeest of bedrijfsfeest organiseren: de 8 stappen

Een personeelsfeest of bedrijfsfeest organiseren komt altijd neer op dezelfde acht beslissingen. Neem ze in deze volgorde, dan hoef je onderweg niets terug te draaien.

Stap 1: bepaal het doel

Waarom geef je dit feest? Dat klinkt als een open deur, maar het antwoord bepaalt alles wat daarna komt. Wil je het team bedanken na een druk jaar? Vier je een jubileum? Of wil je dat afdelingen elkaar leren kennen die elkaar nu alleen van de mail kennen?

Wil je bedanken, dan draait de avond om goed eten en persoonlijke aandacht. Wil je dat collega's mengen, dan heb je een programma nodig waarbij mensen vanzelf met elkaar aan de praat raken.

Schrijf het doel op in één zin. Leg daarna elke keuze ernaast. Past iets niet bij het doel, dan doe je het niet.

Stap 2: prik de datum en maak de gastenlijst

Leg de datum vast voordat je iets anders regelt. Kies een avond waarop de meeste collega's kunnen en let op schoolvakanties, feestdagen en drukke periodes in je eigen bedrijf. December en januari zitten bij locaties en leveranciers het snelst vol. Wil je dan een feest geven, begin dan in de zomer.

Bepaal daarna wie er komt. Alleen collega's, of ook partners? Uitzendkrachten en stagiairs? Oud-collega's? Het aantal gasten bepaalt je locatie, je catering en hoeveel entertainment je nodig hebt.

Stuur meteen een save-the-date. De echte uitnodiging komt later, maar de datum staat dan alvast in ieders agenda.

Organiseer je een feest in december? Lees dan ook ons artikel over een kerstfeest voor je personeel.

Stap 3: verdeel het budget

Verdeel je budget over vijf posten:

• Locatie: zaalhuur, of de kosten om je eigen ruimte feestklaar te maken
• Eten en drinken: meestal de grootste post
• Entertainment: het programma van de avond
• Aankleding: decor, licht en geluid
• Vervoer: een bus, taxi's of een hotel voor wie ver woont

Reken alles om naar een bedrag per persoon. Dan zie je in één oogopslag waar het geld naartoe gaat en kun je posten met elkaar vergelijken. Houd 10 procent achter de hand voor dingen die je vergeten bent.

Vraag elke leverancier om een vaste prijs waar alles in zit. Bij ons staat vooraf in de offerte wat de avond kost: de tafels, de croupiers, de opbouw en de reiskosten. Verderop in deze gids vind je een rekenvoorbeeld per persoon.

Stap 4: kies de locatie

Je hebt twee smaken: een personeelsfeest op eigen locatie of op een externe locatie.

Op de zaak. Kantoor, kantine of bedrijfshal. Je betaalt geen zaalhuur, iedereen weet de weg en je bepaalt zelf de eindtijd. Het nadeel: het voelt snel als werk. Dat los je op met licht, decor en een programma dat de ruimte een avond lang iets anders maakt dan de plek waar je vergadert.

Extern. Een feestzaal, restaurant of evenementenlocatie. Je wordt meer ontzorgd en het voelt direct als een avond uit. Let wel op wat je zelf mag meenemen: niet elke locatie staat eigen leveranciers toe.

Check bij elke locatie deze punten:

• Past het aantal gasten, ook als iedereen staat?
• Is er ruimte voor entertainment? Een roulettetafel is 2,70 bij 1,45 meter
• Hoe laat moet de muziek uit en de zaal leeg?
• Kunnen gasten parkeren of is er een station in de buurt?
• Mogen leveranciers vooraf opbouwen?

Stap 5: regel eten en drinken

Kies de vorm die bij je doel past. Een zittend diner is mooi om mensen te bedanken, maar je zit de hele avond naast dezelfde twee collega's. Wil je dat mensen mengen, kies dan voor een walking dinner, foodtrucks of een buffet.

Vraag dieetwensen uit bij de aanmelding, niet op de avond zelf. Zorg voor alcoholvrije drankjes die er net zo feestelijk uitzien als de rest. En plan het eten vóór het programma begint, of laat het de hele avond doorlopen. Met een lege maag speelt niemand lang mee.

Stap 6: kies een programma waar iedereen aan meedoet

Hier gaat het bij veel personeelsfeesten mis. Er is een dj, er is een bar, en om tien uur staat iedereen in dezelfde groepjes als op maandagochtend bij de koffie.

Goed entertainment voor een personeelsfeest doet drie dingen. Iedereen kan meedoen, zonder voorkennis of talent. Collega's komen in contact met mensen buiten hun eigen afdeling. En je kunt in- en uitstappen wanneer je wilt, zodat niemand de hele avond vastzit.

Leg je ideeën voor het personeelsfeest langs die drie punten:

• Casinotafels met croupier. Aan elke tafel spelen 8 collega's tegelijk en de croupier legt het spel uit. Je speelt met speelgeld, dus er staat niets op het spel behalve de eer. De stagiair staat naast de directeur en ze juichen om hetzelfde balletje
• Live band of dj. Onmisbaar voor later op de avond, maar het brengt mensen niet met elkaar in gesprek
• Pubquiz of spelshow. Leuk voor fanatieke teams. Je zit wel de hele avond vast aan je tafel en je team
• Photobooth. Een goede aanvulling die weinig ruimte vraagt. Het vult geen avond
• Workshop. Cocktails maken of proeverijen werken goed tot een man of dertig

Een combinatie werkt het best. Begin met het programma waar mensen elkaar ontmoeten en zet daarna de muziek harder. Bij een casino op je bedrijfsfeest duurt het spel 4 uur en sluit je af met een prijsuitreiking voor de beste speler. Reken op één tafel per 20 tot 30 gasten.

Waarom dat werkt, lees je in ons artikel over casinospellen als ijsbreker.

Stap 7: bepaal het thema en de aankleding

Een thema hoeft niet, maar het helpt wel. Je gasten weten wat ze aantrekken, de zaal krijgt in één keer sfeer en de uitnodiging schrijft zichzelf.

Houd de dresscode laagdrempelig. "Een vleugje goud" of "kom in je mooiste jasje" werkt beter dan een compleet kostuum, want dan doet ook de collega mee die niet van verkleden houdt. Meer hierover lees je in onze gids over kleding voor een casino themafeest.

Inspiratie nodig? Bekijk onze 10 thema's voor je bedrijfsfeest. Kies je voor een casino, dan hebben we voor Las Vegas, James Bond en Great Gatsby eigen decors. Bekijk alle casino themafeesten.

Stap 8: maak het draaiboek en verstuur de uitnodiging

Zet alles in één draaiboek: tijden, leveranciers, contactpersonen en wie de sleutel heeft. Deel het met iedereen die op de avond een taak heeft. Een avond met casino ziet er bijvoorbeeld zo uit:

• 18.30 uur: leveranciers bouwen op. Onze croupiers staan er 1,5 uur voor aanvang
• 19.00 uur: ontvangst met een drankje
• 19.30 uur: eten
• 20.00 uur: welkomstwoord, maximaal vijf minuten
• 20.15 uur: het casino gaat open
• 00.15 uur: prijsuitreiking voor de beste speler
• 00.30 uur: laatste ronde aan de bar

Verstuur de uitnodiging zes weken van tevoren. Zet erin: datum, begin- en eindtijd, locatie, dresscode, of partners welkom zijn en de uiterste datum om je aan te melden. Vraag meteen naar dieetwensen.

Hoe zo'n avond er bij ons uitziet, van aankomst tot afbouw, lees je bij hoe het werkt.

Vijf fouten die we vaak zien

Na 18+ jaar op feesten herkennen we ze van ver:

• Te laat beginnen. Wie in november nog een decemberfeest moet regelen, kiest uit wat er over is
• Te lange speeches. Vijf minuten is genoeg. Daarna luistert alleen de eerste rij nog
• Een programma waar je goed in moet zijn. Karaoke en danswedstrijden zijn leuk voor drie collega's en eng voor de rest
• Geen plan voor de thuisreis. Regel een bus of taxi's, of kies een locatie bij een station
• Alles zelf doen op de avond. Jij hoort ook bij het personeel. Wijs iemand aan als aanspreekpunt voor leveranciers en ga zelf feestvieren

Geef je het feest rond de jaarwisseling? Lees dan ook onze tips voor een eindejaarsfeest.